Собствен бус или външен превозвач: как да сравните двете сметки

Собственият бус се вижда лесно. Стои пред склада, носи логото на фирмата и може да тръгне, когато е нужен. Външният превозвач се появява при заявка, взема товара и изпраща фактура. Тъкмо затова двете решения често се сравняват несправедливо: цената на външната услуга се вижда наведнъж, а цената на собствения транспорт живее удобно в няколко различни пера на бюджета.

Полезният въпрос не е само колко струва километърът. По-важно е кой вариант може надеждно да изпълни реалните обещания към клиентите при обема, адресите и сроковете, които фирмата има.

При редовни доставки, плътни маршрути и почти ежедневно натоварване собствен бус може да бъде отличен работен инструмент. При променлив обем, разпръснати адреси и силни пикове външният превозвач позволява разходът да следва използването. А когато фирмата има по малко и от двете, смесеният модел често е най-разумната сметка.

Двата варианта купуват различен вид капацитет

При собствен транспорт фирмата купува капацитет предварително. Тя плаща за автомобил, човек и готовност за работа независимо дали във вторник бусът е пълен, а в четвъртък разхожда две кашончета из половин област.

При външен транспорт се купува конкретно изпълнение. Цената може да зависи от пратката, палета, курса, адреса, теглото, обема и срока според избраната услуга. Автомобилът не стои постоянно на разположение, но фирмата не плаща сама за целия неизползван капацитет.

Един и същ бус може да бъде производителен актив за една фирма и доста скъп фирмен любимец за друга. Разликата идва от използването му, а не от това колко добре изглежда паркиран пред входа.

Пълната цена на собствения бус

Покупната цена или лизинговата вноска е само началото. За честно сравнение в месечната сметка трябва да влязат всички ресурси, без които автомобилът не може да извършва доставки:

• покупка, лизинг или амортизация;
• застраховки, данъци, прегледи и паркиране;
• гориво, пътни такси и други разходи по маршрутите;
• гуми, обслужване, ремонти и почистване;
• оборудване за укрепване и защита на товара;
• времето на шофьора за товарене, пътуване, чакане и връщане;
• планиране на маршрутите и разговори с получателите;
• заместващ транспорт при повреда, отпуск или претоварен график;
• капиталът, вложен в автомобила, който не може да се използва за друга нужда.

Някои от тези разходи са постоянни, а други растат с курсовете и пробега. Ако разделите само горивото на изминатите километри, ще разберете цената на горивото. Цената на доставката все още ще се крие някъде между заплатата, сервиза и двата часа чакане пред затворен склад.

По-полезната месечна сметка е:

постоянни разходи + променливи разходи + труд + координация + заместващ транспорт

След това разделете сумата на резултат, който описва вашата работа: успешно обслужен адрес, доставена поръчка, палет или посещение на обект. При търговец на едро палетът може да е подходяща единица. При сервизна фирма по-смислено е посещението, защото бусът често превозва и техник, инструменти и резервни части.

Пълната цена на външния превозвач

Ценовата листа също не е цялата сметка. Базовата тарифа може да се допълва според зона, тегло, обем, срок, чакане, повторно посещение, обратен транспорт, специална обработка или определен часови прозорец. Кои компоненти се прилагат зависи от конкретната услуга и нейните условия.

Изнасянето на превоза не премахва вътрешната работа. Поръчките трябва да са подготвени навреме, адресите и контактите да са точни, а товарът да е опакован и означен за съответния маршрут. Някой във фирмата продължава да заявява услугата, да предава пратките, да проследява отклоненията и да проверява получените отчети и фактури.

Затова външната сметка е по-близо до:

тарифи и доплащания + опаковане + вътрешна координация + повторни и върнати доставки

Ако служител прекарва всеки следобед в поправяне на адреси, търсене на получатели и изясняване защо поръчката се връща, фирмата не е изнесла цялата логистика. Изнесла е шофирането. Това пак може да е добър избор, но трудът трябва да присъства в сравнението, вместо да се води под счетоводната категория "оправихме го някак".

Натоварването е повече от изминати километри

Собственият бус става по-изгоден, когато постоянният му разход се разпределя върху достатъчно полезна работа. Големият пробег сам по себе си не доказва добро използване. Автомобилът може да измине много километри с малко товар, редки спирки или дълго чакане.

За няколко представителни седмици записвайте поне:

1. Дни в работа. Колко дни бусът действително изпълнява полезни курсове?
2. Използван капацитет. Каква част от товарния обем или допустимото тегло се използва по маршрутите?
3. Доставки на курс. Колко адреса или поръчки се обслужват при едно излизане?
4. Време на курс. Колко от деня отива за пътуване, товарене, разтоварване и чакане?
5. Празен пробег. Колко километра се изминават без товар или без полезна спирка?

Не е нужна съвършена система за измерване. Обикновена таблица с дата, маршрут, адреси, товар, километри и време вече показва повече от общото усещане, че бусът все е зает. Зает може да означава добре натоварен, но може да означава и паркиран пред обект, докато някой търси човека с ключа.

Натоварването зависи и от начина, по който складът управлява наличностите и обещанията към клиентите. Ако поръчките се подготвят на части или липсващ продукт се открива при товаренето, транспортът плаща с време за проблем, възникнал по-рано.

Маршрутът има форма, не само дължина

Десет доставки в един район и десет доставки в различни населени места са различна работа, дори общият пробег да изглежда сходен. Плътността на адресите определя колко полезни спирки могат да се направят за един ден.

Собственият бус работи добре по повтарящи се маршрути. Шофьорът познава входовете, часовете за приемане, удобните места за разтоварване и онзи адрес, към който навигацията упорито препраща през съседната ограда. Натрупаното знание спестява време и прави графика по-предвидим.

Външният превозвач има естествено предимство при широка мрежа от редки адреси. Той може да съчетава пратките на много клиенти и така да запълва маршрут, който една малка фирма трудно би натоварила сама.

Нанесете върху карта адресите от няколко представителни седмици. Потърсете групи от близки спирки, повтарящи се дни и отдалечени единични заявки. После отделете маршрутите, които биха запълнили собствен автомобил, от онези, при които той ще пътува дълго за една доставка. Картата често е по-полезна от средния месечен пробег, защото показва как всъщност е разположена работата.

Спешната заявка има собствена цена

Някои фирми продават не само стока или услуга, а и бърза реакция. Резервна част трябва да стигне до спряла машина. Консуматив е нужен на обект същия ден. Монтажният екип вече е пристигнал, но един кашон е останал в склада и сега се радва на незаслужено внимание.

При такива случаи собствен автомобил има стойност като наличен резерв. Фирмата сама определя кое е спешно и кога да тръгне курсът. Тази готовност обаче струва и през дните, когато никой не се нуждае от нея.

Външният превозвач може да предлага експресна или директна услуга, но наличността, адресите и часовите ограничения трябва да се проверят за конкретния случай. Надеждата, че все ще се намери някой свободен автомобил, не е особено стабилна част от обещанието към клиента.

Разгледайте спешните курсове като отделна група:

• колко често възникват;
• какво ги причинява;
• докъде трябва да пътуват;
• какъв срок действително е нужен;
• какво струва забавянето на фирмата и клиента;
• кои от тях могат да се избегнат с по-добри наличности или планиране.

Ако спешните случаи са редки, отделна директна услуга може да струва по-малко от поддържането на автомобил за всеки възможен сценарий. Когато бързата реакция е постоянна част от основната услуга, контролът върху собствен транспорт придобива по-голяма оперативна стойност.

Товарът и отговорността се предават заедно

При собствен транспорт фирмата контролира автомобила, подреждането, укрепването и начина на работа по маршрута. Това е важно при чупливи, обемисти или неудобни товари, особено когато вътрешното оборудване на буса е приспособено точно за тях.

При външен превоз товарът може да премине през повече хора, терминали и автомобили. Подходящата услуга има значение, но опаковката остава съществена част от подготовката. Изборът на транспортен кашон трябва да отчита продукта и целия маршрут, а не само как изглежда пратката върху палета в склада.

И при двата варианта е полезно да има ясна следа за:

• натоварените артикули и количества;
• видимото състояние при предаване;
• човека, който е приел товара;
• момента, в който отговорността преминава към следващата страна;
• отбелязването на липса или повреда;
• снимките и документите, които се пазят.

При доставка на техника, материали или оборудване добре попълненият приемо-предавателен протокол помага предаването да не зависи от паметта на двама заети души. Условията за рекламации, ограниченията на отговорността и редът за обезщетяване трябва да се прочетат в договора или общите условия на конкретния превозвач, преди услугата да стане част от обещанието към клиента.

Координацията е разход, макар да няма резервоар

Собственият транспорт изисква някой да събере поръчките, да подреди маршрута, да определи последователността, да предупреди получателите и да реагира при закъснение. Ако шофьорът има и други задължения, всеки курс отнема време от тях.

Външният превозвач може да поеме маршрута и движението на пратката, но добрият резултат пак зависи от подадените данни и навременната подготовка. Неточен телефон, стар адрес или липсваща информация за часовете за приемане може да превърне една доставка в административен сериал, който никой не е поръчвал.

За един представителен месец записвайте времето за:

• планиране и заявяване;
• подготовка на документи и етикети;
• товарене и предаване;
• разговори с получатели;
• проследяване на закъснения и връщания;
• проверка на отчетите и фактурите.

После включете часовете в сметката според цената на труда на хората, които вършат тази работа:

часове за координация x цена на работния час

Така разговорите и поправките застават до горивото и тарифите. Именно там им е мястото, защото могат да променят изхода от сравнението.

Кога всеки вариант пасва по-добре

Собствен бус за повтарящи се маршрути. Малък търговец обслужва едни и същи обекти няколко дни седмично. Адресите са групирани, поръчките се подготвят навреме, а клиентите приемат в известни часове. Автомобилът може да натрупа високо използване и да даде пряк контрол върху графика.

Външен превозвач за разпръснати заявки. Производител изпраща ту няколко кашона, ту палет до различни части на страната. Обемът се мени, а адресите рядко се повтарят. Мрежата на превозвача използва капацитета по-добре, отколкото би могъл един фирмен автомобил по тези маршрути.

Смесен модел за редовен район и редки далечни курсове. Сервизна фирма има плътен местен маршрут за консумативи и резервни части, но няколко пъти месечно изпраща товар до отдалечени обекти. Собственият бус обслужва основния район, а външен превозвач поема дългите курсове и пиковете.

Трите фирми могат да имат еднакъв брой доставки, но съвсем различна предвидимост. Именно тя определя дали предварително купеният капацитет ще работи редовно или ще чака работа.

Смесеният модел има нужда от ясни правила

Смесеният вариант не е половинчато решение. Той разделя доставките според работата, за която всеки вид транспорт е подходящ.

Собственият автомобил може да поема редовните местни маршрути, чувствителните товари, спешните заявки и доставките, свързани с монтаж или сервизно посещение. Външен превозвач може да обслужва отдалечените единични адреси, сезонните пикове, товарите извън капацитета на буса и курсовете по време на ремонт или отпуск.

За да работи тази подялба, екипът трябва да знае предварително как се избира транспортът. Правилото може да използва зона, ден, обем, срок или вид товар. Например редовните маршрути в основния район се планират със собствения бус, а единичните адреси извън него се заявяват навън. Ако решението се взема наново за всяка поръчка, спестеният транспортен разход лесно се връща като време за обсъждане.

Смесеният модел има и още едно предимство: дава резервен път при повреда или внезапен пик, без фирмата да поддържа собствен капацитет за най-натоварения възможен ден от годината.

Как да направите честно сравнение

Използвайте реални доставки, а не идеален бъдещ месец. Практичният процес изглежда така:

1. Съберете данни за няколко представителни седмици: поръчки, адреси, километри, обем, тегло, време, часови прозорци и спешни случаи.
2. Разделете доставките на редовни маршрути, единични адреси, спешни заявки и пикови количества.
3. Изчислете пълния разход за собствен транспорт, включително труда, координацията, празния пробег и заместващите курсове.
4. Поискайте сравними предложения за същите групи доставки. Опишете адресите, размерите, сроковете и допълнителните услуги, вместо да сравнявате една обща тарифа с вашето гориво.
5. Изчислете цена на успешно обслужен адрес, поръчка, палет или обект. Използвайте една и съща мерна единица за двата варианта.
6. Направете отделни сметки за слаб, нормален и силен месец. Така ще видите кой поема риска от неизползвания капацитет и какво става при пик.
7. Проверете изпълнението на важните обещания: срок, часови прозорец, състояние на товара, връщане на документи и реакция при спешност.
8. Добавете смесен сценарий, дори първоначално да обмисляте само двата крайни варианта.

Ако собствен бус изглежда изгоден само когато е пълен всеки ден, проверете колко често това действително се случва. Ако външната услуга изглежда евтина само без доплащания, връщания и вътрешен труд, добавете ги преди решението. Целта не е едната колона непременно да победи, а сравнението да издържи и извън най-удобния месец.

Добрата сметка следва обещанието към клиента

Собственият бус дава пряк контрол, познат маршрут и наличен капацитет, но се нуждае от достатъчно постоянна работа. Външният превозвач осигурява достъп до по-широка мрежа и позволява разходът да се движи с обема, но фирмата трябва да работи според условията и наличния капацитет на услугата.

Решението става по-ясно, когато погледнете не само колко пътуват стоките, а колко предвидимо пътуват. Повтарящите се адреси, плътните маршрути и стабилният обем подкрепят собствен транспорт. Разпръснатите заявки, силните колебания и редките далечни доставки подкрепят външния. Комбинацията между тях е напълно нормален отговор за фирма с различни видове работа.

Бусът и превозвачът не участват в конкурс за най-евтин километър. Те са два начина правилният товар да стигне до правилното място в обещания срок. Добрата сметка просто не позволява на празния курс, чакането и координацията да се представят за невидими.