Фактурата е основен финансов документ, който доказва търговските взаимоотношения между две страни. Тя съдържа подробна информация за предоставените стоки и/или услуги, техните цени и условия за плащане. Фактурите са неизменна част от бизнеса, тъй като те осигуряват прозрачност и отчетност в търговските сделки.
Какво е фактура?
Фактурата е документ, който удостоверява продажбата на стоки или услуги от доставчик към клиент. Тя съдържа всички необходими детайли за сделката, включително количество, цени, ДДС и други данъци и такси, ако това е приложимо. Освен това, фактурата служи като юридически документ, който може да бъде използван в случай на спорове, както и за данъчни цели.
Защо са важни фактурите?
Фактурите играят ключова роля в управлението на финансите на всяка компания. Ето някои от причините, поради които са толкова важни:
- Проследяване на приходите и разходите: Фактурите помагат на бизнеса да следи своите финансови потоци, като ясно показват какви суми са получени и какви са платени.
- Юридическа защита: В случай на спорове между доставчик и клиент, фактурата служи като доказателство за договорените условия и извършената сделка.
- Данъчно отчитане: Фактурите са неразделна част от данъчната отчетност на всяка компания. Те са необходими за правилното изчисление на ДДС и други данъци.
- Професионализъм и доверие: Издаването на коректни и добре оформени фактури създава добро впечатление и изгражда доверие у клиентите.
Съществуването на правилно издадени и съхранени фактури е от съществено значение за финансовата стабилност и правната защита на бизнеса. В следващите раздели ще разгледаме различните аспекти на фактурите и как да ги управляваме ефективно.
Видове фактури
Фактурите могат да се разделят на няколко основни вида, всеки със своите специфични характеристики и предназначение. Също така съществуват документи подобни на фактурите, споделящи всички техни реквизити, но с малко по-различна цел. Познаването на тези документи е от съществено значение за правилното им използване и издаване.
Фактури и сходни документи
- Стандартна фактура
- Описание: Стандартната фактура е най-често използваният вид фактура. Тя съдържа всички основни данни за продажбата на стоки и/или услуги, включително дата, номер на фактурата, имена на доставчика и клиента, описание на стоките или услугите, количества, цени и обща сума.
- Приложение: Използва се при всяка обикновена търговска сделка.
- Кредитно известие, кредит нота или сторно
- Описание: Кредитното известие се издава, когато има нужда да се намали данъчната основа на вече издадена фактура. Това може да се наложи в случаите на върнати стоки, грешки в оригиналната фактура или предоставени отстъпки след издаване на първоначалната фактура.
- Приложение: Използва се за намаляване на данъчната основа на вече издадена фактура.
- Дебитно известие или дебит нота
- Описание: Дебитната фактура се издава, когато има нужда да се увеличи данъчната основа на вече издадена фактура. Това може да се случи, ако след издаване на оригиналната фактура се окаже, че са пропуснати някои стоки или услуги, които трябва да бъдат фактурирани.
- Приложение: Използва се за увеличаване на данъчната основа на вече издадена фактура.
Фактури според носителя
- Електронна фактура, е-фактура или онлайн фактура
- Описание: Електронната фактура е дигитален документ, който съдържа същата информация като хартиената фактура, но е издаден и изпратен в електронен формат (например PDF или HTML).
- Предимства: Намалени разходи за печат и доставка, бързо изпращане и получаване, лесно съхранение и архивиране, по-екологичен вариант.
- Недостатъци: Изисква използването на софтуер за издаване на фактури.
- Хартиена фактура
- Описание: Хартиената фактура е традиционен документ, отпечатан на хартия и физически предаден на клиента.
- Предимства: Не изисква специален софтуер.
- Недостатъци: Относително високи разходи за хартия, печат и доставка, по-трудно съхранение и архивиране, по-голямо въздействие върху околната среда.
Разбирането на различните видове фактури и техните приложения е ключово за ефективното управление на финансовите документи и спазването на законовите изисквания. В следващите раздели ще разгледаме кога се издава фактура и какво трябва да съдържа тя.
Кога се издава фактура?
За да се осигури спазването на законовите изисквания и прозрачността в бизнеса, е важно да се знае кога точно трябва да се издаде фактура. В тази част ще разгледаме законодателните изисквания и практическите ситуации, при които е необходимо издаването на фактура.
Законодателни изисквания
Повечето страни, включително България, имат закони, които изискват фактура да се издава за всяка бизнес транзакция, като например:
- Продажба на стоки: Фактура трябва да бъде издадена веднага щом стоките бъдат доставени или до определен срок след това, обикновено 5 дни.
- Предоставяне на услуги: Фактура обикновено се издава, когато услугата е предоставена или след завършване на проекта.
- Авансови плащания: Когато получавате авансово плащане от клиент, фактурата трябва да бъде издадена за получената сума.
- Международни сделки: Когато изнасяте или внасяте стоки, трябва да следвате международните търговски практики и законите на съответните държави. Това може да означава издаване на фактурата по различно време или със специфични изисквания.
Примерни ситуации, при които издаваме фактури
Издаването на фактура може да възникне в различни практически ситуации. Ето някои от най-често срещаните случаи:
- Продажба на дребно: Магазини и търговци на дребно издават фактури, когато търгуват с други бизнеси. Това може да бъде направено чрез касови апарати или други POS системи.
- Бизнес към бизнес (B2B) транзакции: При сделки между бизнеси, фактурите обикновено се издават в момента на доставка или изпълнение на услугата, като се спазват договорените условия.
- Проектни и консултантски услуги: За дългосрочни проекти или консултантски услуги, фактурите могат да се издават периодично (напр. всеки месец), според степента на изпълнение на задачите или по предварително договорени срокове.
- Наем и лизинг: При отдаване под наем или лизинг, фактурите се издават месечно или според договорените условия за плащане.
Издаването на фактура в правилния момент е от съществено значение за поддържане на добри финансови практики и спазване на законовите изисквания. В следващия раздел ще разгледаме какво трябва да съдържа една фактура, за да бъде валидна и пълноценна.
Какво трябва да съдържа една фактура?
Българското законодателство определя определен набор от реквизити на фактурите, които са задължителни.
- наименование “ФАКТУРА” и гриф “оригинал”: всяка фактура трябва да съдържа тези реквизити указващи типа на документа.
- Номер на фактурата: Уникален идентификационен номер за всяка фактура, който улеснява организирането и проследяването на документите. Номерацията трябва да бъде последователна и непрекъсната.
- наименование “ФАКТУРА” и гриф “оригинал”: всяка фактура трябва да съдържа тези реквизити указващи типа на документа.
- Дата на издаване: всяка фактура трябва да съдържа точната дата на издаване. Това е важно за проследяване на сделката и за данъчни цели.
- Данни на доставчика
- Име и адрес на доставчика.
- Данъчен номер (ЕИК и ИН по ЗДДС).
- Препоръчително: Контактна информация като телефон и имейл.
- Данни на получателя
- Име и адрес на клиента, на когото се издава фактурата.
- Данъчен номер (ЕИК и ИН по ЗДДС), ако е приложимо.
- Препоръчително: Контактна информация като телефон и имейл.
- Описание на стоката или услугата: ясно и точно описание на предоставените стоки или услуги. Това включва вид, количество, мерни единици и единични цени.
- Обща сума на сделката: включва данъчната основа, както и ДДС. Представлява общата сума за описаните във фактурата стоки и услуги.
- Данъчна ставка: тук се посочва данъчната ставка за фактурата в проценти. Ако ставката е различна от 20%, трябва да се упомене и основанието за това.
- Дата на данъчното събитие: това е датата, на която е възникнало данъчното събитие, за което се отнася тази фактура.
Незадължителни реквизити
- Условия на плащане: условията на плащане трябва да бъдат ясно указани, включително срокове и методи за плащане. Например, "Плащане в срок от 30 дни след издаване".
- Подпис и печат: подписът и печатът не са задължителен реквизит за фактурите според българското законодателство.
Правилното попълване на всички тези елементи е от съществено значение за валидността на фактурата и за избягване на проблеми при одит или данъчна проверка. За повече информация посетете сайта на НАП по темата. В следващия раздел ще разгледаме какво представляват електронните фактури и как могат да са ни от полза.
Какво представляват електронните фактури?
Електронните фактури са електронни аналози на класическите хартиени фактури и са признати от българското и европейското законодателство. Е-фактурите стават все по-популярни в съвременния бизнес свят, заради множеството предимства, които предлагат, като подобрена ефективност и екологичната устойчивост.
Законна валидност на електронните фактури
За да бъде валидна, една електронна фактура трябва да съдържа обсъдените по-горе задължителни реквизити. Повече информация можете да намерите в чл. 113, 114, 115 и 116 от Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС), както и член от 4 до 8 от Закона за счетоводството (ЗС).
Разлики между хартиени и електронни фактури
Въпреки че електронните фактури изглеждат подобно на традиционните хартиени фактури, те могат да се разглеждат и редактират на компютър в цифров формат, както и лесно да се изпращат по имейл. Съдържанието и елементите на електронната и хартиената фактура са идентични. Разликата е в спестяването на време при издаване и получаване на електронни фактури и способността за автоматично попълване на данните в тях.
Предимства на електронните фактури
Преминаването към електронни фактури предлага няколко значителни предимства:
- Спестяване на време: Електронните фактури могат да бъдат създадени и изпратени само за минути с помощта на имейл и интернет връзка.
- Намалени разходи: Спестяват се разходи за пощенски услуги и закупуване на хартиени фактури.
- Достъпност: Електронните фактури могат да бъдат достъпни по всяко време и навсякъде с компютър и интернет връзка.
- Пестене на място: Няма натрупване на хартиени документи в офиса.
- Лесна навигация: Изпратените фактури могат да бъдат прегледани онлайн.
- Сигурно хранилище: Електронните фактури се съхраняват сигурно.
- Съответствие с нормативната уредба: Онлайн фактурите отговарят на разпоредбите на Република България.
- Подобрена сигурност: По-висока степен на защита срещу неоторизиран достъп.
- Екологичен избор: Намалява се използването на хартия и отрицателното въздействие върху околната среда.
Необходимост от електронен подпис за електронни фактури
Според българското законодателство подписът и печатът не са задължителни реквизити за фактурите. Що се отнася до електронния подпис, то той е задължителен за електронни документи. Е-фактурите се издават и пренасят по електронен път, но това не ги приравнява с електронни документи, следователно електронният подпис не е задължителен реквизит. Само в случай, че създадете електронната фактура под формата на електронен документ, би следвало да използвате електронен подпис, за да я подпишете.
Ако все пак искате да подпишете фактура или друг документ с електронен подпис, можете да го направите, като изтеглите файла в PDF формат и го подпишете с помощта на подходящия софтуер. Този софтуер би трябвало да ви е бил предоставен от доставчика на електронния ви подпис.
В заключение, електронните фактури предлагат подобрена ефективност, намалени разходи и повишена екологична устойчивост. Електронните фактури осигуряват положително потребителско изживяване, както за предприятията, така и за техните клиенти. С преминаването към електронни фактури компаниите могат да спестят време и ресурси, като същевременно допринасят за опазването на околната среда. В свят, който все повече се движи към дигитализация, разбирането и приемането на електронните фактури е от решаващо значение за поддържане на конкурентно предимство и осигуряване на дългосрочен успех.