Фактура в България: издаване, задължителни реквизити и е-фактура

Фактурата е един от най-важните бизнес документи в България. Ако работите като freelancer, малък бизнес или фирма, трябва да знаете кога се издава фактура, какви реквизити са задължителни, нужен ли е подпис или печат и какво важи за електронната фактура.

В тази статия ще намерите практично обяснение на най-важното: какво представлява фактурата, кога се издава, какво задължително съдържа и какви са разликите между хартиена и електронна фактура.

Какво е фактура?

Фактурата е документ, който удостоверява продажбата на стоки или услуги от доставчик към клиент. Тя съдържа всички необходими детайли за сделката, включително количество, цени, ДДС и други данъци и такси, ако това е приложимо. Освен това, фактурата служи като юридически документ, който може да бъде използван в случай на спорове, както и за данъчни цели.

Кога се издава фактура?

За да се осигури спазването на законовите изисквания и прозрачността в бизнеса, е важно да се знае кога точно трябва да се издаде фактура. В тази част ще разгледаме законодателните изисквания и практическите ситуации, при които е необходимо издаването на фактура.

Законодателни изисквания

Повечето страни, включително България, имат закони, които изискват фактура да се издава за всяка бизнес транзакция, като например:

• Продажба на стоки: Фактура трябва да бъде издадена веднага щом стоките бъдат доставени или до определен срок след това, обикновено 5 дни.
• Предоставяне на услуги: Фактура обикновено се издава, когато услугата е предоставена или след завършване на проекта.
• Авансови плащания: Когато получавате авансово плащане от клиент, фактурата трябва да бъде издадена за получената сума.
• Международни сделки: Когато изнасяте или внасяте стоки, трябва да следвате международните търговски практики и законите на съответните държави. Това може да означава издаване на фактурата по различно време или със специфични изисквания.

За сроковете и правилата при фактуриране проверете актуалната информация в страницата на НАП за фактуриране и в ЗДДС.

Как се издава фактура

Издаването на фактура в България следва няколко основни стъпки. В практиката те изглеждат така:

1. подготвят се данните за доставчика и клиента
2. описват се предоставените стоки или услуги
3. посочва се единичната цена и общата стойност
4. определя се дали се начислява ДДС
5. фактурата получава уникален номер и дата на издаване

Фактурата може да бъде издадена на хартия или като електронен документ. Важно е всички задължителни реквизити да бъдат попълнени коректно.

Как Тефтери помага при издаване на фактура

След като въведете фирмените си данни, клиенти, продукти, услуги и платежни методи, не започвате от празен документ всеки път. Това прави следващата фактура по-бърза и по-малко податлива на технически пропуски.

Вижте Тефтери за фактуриране. Ако искате да видите конкретния процес, вижте стъпките за издаване на фактура в Тефтери.

Задължителни реквизити на фактурата

Българското законодателство определя определен набор от реквизити на фактурите, които са задължителни.

• Наименование "ФАКТУРА": всяка фактура трябва да съдържа този реквизит указващ типа на документа. В практиката понякога се използват обозначения като "оригинал" и "копие" на фактурата. Те не са задължителен реквизит според законодателството, но могат да се използват за вътрешна организация на документите или при работа с хартиени фактури.
• Уникален номер на фактурата: Уникален идентификационен номер за всяка фактура, който улеснява организирането и проследяването на документите. Номерацията трябва да бъде последователна и непрекъсната.
• Дата на издаване: всяка фактура трябва да съдържа точната дата на издаване. Това е важно за проследяване на сделката и за данъчни цели.
• Данни на доставчика
  • Име и адрес на доставчика.
  • Данъчен номер (ЕИК и ИН по ЗДДС).
  • Препоръчително: Контактна информация като телефон и имейл.
• Данни на получателя
  • Име и адрес на клиента, на когото се издава фактурата.
  • Данъчен номер (ЕИК и ИН по ЗДДС), ако е приложимо.
  • Препоръчително: Контактна информация като телефон и имейл.
• Описание на стоките или услугите: ясно и точно описание на предоставените стоки или услуги. Това включва вид, количество, мерни единици и единични цени.
• Обща сума на сделката: включва данъчната основа (т.е. нетната цена на всички предоставени стоки и услуги), както и ДДС (ако ще се начислява). Представлява общата сума за описаните във фактурата стоки и услуги.
• Данъчна ставка: когато това е приложимо, тук се посочва данъчната ставка за фактурата в проценти. Ако ставката е различна от 20%, трябва да се упомене и основанието за това.
• Дата на данъчното събитие: това е датата, на която е възникнало данъчното събитие, за което се отнася тази фактура.

Правилното попълване на всички тези елементи е от съществено значение за валидността на фактурата и за избягване на проблеми при одит или данъчна проверка. За повече информация посетете сайта на НАП по темата. В следващия раздел ще разгледаме какво представляват електронните фактури и как могат да са ни от полза.

Практичният софтуер не трябва да ви кара да помните всеки реквизит наизуст. По-добре е да ви води през нужните полета и да ви показва липсваща информация преди издаване.

Незадължителни реквизити

• Условия на плащане: условията на плащане трябва да бъдат ясно указани, включително срокове и методи за плащане. Например, "Плащане в срок от 30 дни след издаване".

Задължителни ли са подписа и печата на фактурата?

Не, подписът и печатът не са задължителни реквизити на фактурата по българското законодателство. На практика много фирми все още ги използват по навик, но липсата им сама по себе си не прави фактурата невалидна. За проверка на законовите реквизити вижте ЗДДС.

Това е една от най-често объркваните теми при издаване на фактури, особено при работа с по-консервативни клиенти или при преминаване към електронно фактуриране.

Електронна фактура: валидност, предимства и нужен ли е електронен подпис

Електронните фактури са електронни аналози на класическите хартиени фактури и са признати от българското и европейското законодателство. Е-фактурите стават все по-популярни в съвременния бизнес свят, заради множеството предимства, които предлагат, като подобрена ефективност и екологичната устойчивост.

Кога електронната фактура е напълно валидна?

За да бъде валидна, една електронна фактура трябва да съдържа обсъдените по-горе задължителни реквизити. Повече информация можете да намерите в чл. 113, 114, 115 и 116 от Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС), както и член от 4 до 8 от Закона за счетоводството (ЗС).

Разлики между хартиени и електронни фактури

Въпреки че електронните фактури изглеждат подобно на традиционните хартиени фактури, те могат да се разглеждат и редактират на компютър в цифров формат, както и лесно да се изпращат по имейл. Съдържанието и елементите на електронната и хартиената фактура са идентични. Разликата е в спестяването на време при издаване и получаване на електронни фактури и способността за автоматично попълване на данните в тях.

Каква е разликата между PDF фактура и електронно подписан документ?

PDF фактурите или е-фактурите се издават и пренасят по електронен път, но това не ги приравнява с електронни документи. Това са електронни версии на хартиените фактури. Електронно подписан документ е електронен документ, който се създава със специален софтуер и задължително се подписва с електронен подпис.

Нужен ли е електронен подпис?

Според българското законодателство подписът и печатът не са задължителни реквизити за фактурите. Що се отнася до електронния подпис, то той е задължителен за електронни документи. Тъй като PDF фактурите не са електронни документи, електронният подпис не е задължителен реквизит. Само в случай, че създадете електронна фактура под формата на електронен документ, би следвало да използвате електронен подпис, за да я подпишете.

Ако все пак искате да подпишете фактура или друг документ с електронен подпис, можете да го направите, като изтеглите файла в PDF формат и го подпишете с помощта на подходящия софтуер. Този софтуер би трябвало да ви е бил предоставен от доставчика на електронния ви подпис.

Предимства на електронната фактура за freelancer-и и малки фирми

Преминаването към електронни фактури предлага няколко значителни предимства:

• Спестяване на време: Електронните фактури могат да бъдат създадени и изпратени само за минути с помощта на имейл и интернет връзка.
• Намалени разходи: Спестяват се разходи за пощенски услуги и закупуване на хартиени фактури.
• Достъпност: Електронните фактури могат да бъдат достъпни по всяко време и навсякъде с компютър и интернет връзка.
• Пестене на място: Няма натрупване на хартиени документи в офиса.
• Лесна навигация: Изпратените фактури могат да бъдат прегледани онлайн.
• Сигурно хранилище: Електронните фактури се съхраняват сигурно.
• Съответствие с нормативната уредба: Онлайн фактурите отговарят на разпоредбите на Република България.
• Подобрена сигурност: По-висока степен на защита срещу неоторизиран достъп.
• Екологичен избор: Намалява се използването на хартия и отрицателното въздействие върху околната среда.

Издаване на фактура без ДДС

Фактура може да бъде издадена и без начисляване на ДДС, когато това е допустимо според статута на доставчика и конкретното основание. В тези случаи е важно във фактурата ясно да бъде посочено основанието за неначисляване на ДДС. За детайлите проверете актуалния текст на ЗДДС.

Това е особено важна тема за freelancer-и, малки фирми и лица, които не са регистрирани по ДДС. Ако често издавате такива фактури, е добре да използвате софтуер, който намалява риска от пропуски в реквизитите и основанието.

Видове фактури

Фактурите могат да се разделят на няколко основни вида, всеки със своите специфични характеристики и предназначение. Също така съществуват документи подобни на фактурите, споделящи всички техни реквизити, но с малко по-различна цел. Познаването на тези документи е от съществено значение за правилното им използване и издаване.

Фактури и сходни документи

1. Стандартна фактура
   • Описание: Стандартната фактура е най-често използваният вид фактура. Тя съдържа всички основни данни за продажбата на стоки и/или услуги, включително дата, номер на фактурата, имена на доставчика и клиента, описание на стоките или услугите, количества, цени и обща сума.
   • Приложение: Използва се при всяка обикновена търговска сделка.
2. Кредитно известие, кредит нота или сторно
   • Описание: Кредитното известие се издава, когато има нужда да се намали данъчната основа на вече издадена фактура. Това може да се наложи в случаите на върнати стоки, грешки в оригиналната фактура или предоставени отстъпки след издаване на първоначалната фактура.
   • Приложение: Използва се за намаляване на данъчната основа на вече издадена фактура.
3. Дебитно известие или дебит нота
   • Описание: Дебитната фактура се издава, когато има нужда да се увеличи данъчната основа на вече издадена фактура. Това може да се случи, ако след издаване на оригиналната фактура се окаже, че са пропуснати някои стоки или услуги, които трябва да бъдат фактурирани.
   • Приложение: Използва се за увеличаване на данъчната основа на вече издадена фактура.

Фактури според носителя

1. Електронна фактура, е-фактура или онлайн фактура
   • Описание: Електронната фактура е дигитален документ, който съдържа същата информация като хартиената фактура, но е издаден и изпратен в електронен формат (например PDF или HTML).
   • Предимства: Намалени разходи за печат и доставка, бързо изпращане и получаване, лесно съхранение и архивиране, по-екологичен вариант.
   • Недостатъци: Изисква използването на софтуер за издаване на фактури.
2. Хартиена фактура
   • Описание: Хартиената фактура е традиционен документ, отпечатан на хартия и физически предаден на клиента.
   • Предимства: Не изисква специален софтуер.
   • Недостатъци: Относително високи разходи за хартия, печат и доставка, по-трудно съхранение и архивиране, по-голямо въздействие върху околната среда.

Разбирането на различните видове фактури и техните приложения е ключово за ефективното управление на финансовите документи и спазването на законовите изисквания. В следващите раздели ще разгледаме кога се издава фактура и какво трябва да съдържа тя.

Често задавани въпроси

Кога се издава фактура в България?

Фактура се издава при продажба на стоки, предоставяне на услуги, авансово плащане и други облагаеми доставки според приложимите правила.

Какви са задължителните реквизити на фактурата?

Сред основните реквизити са номер, дата, данни за доставчика и получателя, описание на стоките или услугите, данъчна основа, ставка и сума за плащане.

Задължителни ли са подпис и печат?

Не, подписът и печатът не са задължителни реквизити на фактурата.

Нужен ли е електронен подпис за е-фактура?

Не във всеки случай. Електронната фактура не става автоматично невалидна само защото няма електронен подпис.

Може ли да се издаде фактура без ДДС?

Да, в определени случаи, когато има законово основание за неначисляване на ДДС, това трябва ясно да бъде посочено във фактурата.