Тефтери е безплатен онлайн генератор за електронни фактури. С приложението можете напълно безплатно да генерирате е-фактури, както и да съхранявате ограничено количество на нашите сървъри за по-лесен достъп и пазене на архив. Срещу заплащане можете да увеличите размера на архива ви и да добавите други екстри.
В това ръководство ще ви покажем как да създадете електронна фактура. Те са бърз и ефективен начин за документиране на вашите бизнес транзакции, осигуряващ точност и удобство за вас и клиентите ви.
Ще ви покажем стъпка по стъпка процеса на създаване, редактиране и изпращане на електронна фактура, за да можете лесно да управлявате своите финансови операции онлайн. Независимо дали сте малък бизнес собственик или управлявате голяма компания, това ръководство ще ви помогне да оптимизирате и автоматизирате вашето фактуриране.
Вход в Тефтери
Първата стъпка е влизането в приложението. Това е нужно, за да може приложението да ви разпознае коректно и да показва данните, които се отнасят за вас.
Трябва да отворите страницата на Тефтери. Ако не сте го направили вече, трябва да се запознаете с различните условия за ползване и да потвърдите, че сте ги прочели. Накрая трябва да изберете кой социален профил искате да ползвате в приложението и да го кликнете.
Когато се връщате в приложението, използвайте само профилите, които вече сте свързали с Тефтери. В противен случай или ще се създаде нов акаунт и няма да виждате вече въведената информация, или ще видите съобщение за грешка.
Различните доставчици на социални профили може да изискват допълнителни действия или да покажат допълнителни страници. Това е извън обхвата на това ръководство, но ако изпитвате затруднения с тази част можете да се свържете с нас.
Как да навигирате приложението
Основното меню на приложението е в лявата част на екрана. Можете да го скривате и показвате като кликнете върху бутона с три хоризонтални черти в горния ляв край на приложението.
Различните бутони в лявото меню се намират в групи, които могат да бъдат "сгъвани" и "разгъвани", т.нар. ефект "Акордион". И двете действия стават по един и същ начин - като кликнете върху заглавния текст на групата.
Другите две менюта на приложението са двете ленти съответно в горния и долния край на екрана. Те съдържат различни системни линкове и бутони.
Въвеждане на необходимата информация за онлайн фактура
След като влезете в приложението трябва да въведете необходимата информация за издавне на фактура. Това е информацията, която се попълва в различните полета на онлайн фактурата. Едва след това ще можете да създадете фактура - подробен справочник за управление на фактури можете да намерите тук.
Необходима информация:
- Вашите фирмени данни - подробен справочник тук
- Продукт или услуга - подробен справочник тук
- Клиент - подробен справочник тук
- Мерна единица - подробен справочник тук
- Платежен метод - подробен справочник тук
- Валута - подробен справочник тук
- ДДС Ставка - това е необходимо само ако ползвате ставка различна от тази по подразбиране: 20% Данък Добавена Стойност за цялата фактура - подробен справочник тук
Фирмени данни
Данните за вашата фирма се визуализират в частта с информация за доставчика в електронната фактура. Ако не ги въведете, тази част ще остане непопълнена и е-фактурата няма да е валидна.
До страницата за редакция на фирмените данни се стига като в лявото меню разгънете "Фирма". След това кликнете на линка "Фирмени данни".
На тази страница трябва да попълните всички полета с валидни данни и да натиснете бутон "Запиши". С това въвеждането на фирмените данни за издаване на фактури приключва.
Продукт или услуга
Продуктът или услугата представляват продукцията, която вие доставяте, и, за която се издава онлайн фактурата. Ако нямате никаква продукция въведена в приложението, няма да успеете да създадете фактура. Всяка фактура изисква да има поне един ред със стока или услуга, която се продава.
Всеки продукт трябва да има мерна единица по подразбиране и да бъде асоцииран с продуктовва категория. Затова преди да въведете продукт, трябва да създадете една мерна единица и една категория.
Продуктова категория
До страницата за въвеждане на продуктови категории можете да стигнете като разгънете "Продукция" в лявото меню и кликнете върху "Категории". След това кликнете на бутона "Нова категория" в горния десен ъгъл на страницата.
След като попълните нужните данни натиснете запиши и ако всичко премине успешно, ще сте създали нова продуктова категория.
Мерна единица
Въвеждането на мерна единица става по подобен начин. През страничното меню разгънете "Продукция" и навигирайте до "Мерни единици". След това кликнете на бутона "Нова мерна единица" в горния десен ъгъл на страницата.
След като попълните нужните данни натиснете запиши и ако всичко премине успешно, ще сте създали нова мерна единица.
Следващата стъпка е добавяне на самия продукт или услуга. Това става като в страничното меню разгънете "Продукция" и кликнете на "Продукти и услуги". След това кликнете на бутона "Нов продукт" в горния десен ъгъл на страницата.
Тук можете да попълните данните за продукта или услугата, която искате да добавите. След това кликнете "Запиши". Ако няма някакви грешки, значи успешно сте въвели продукт и ще бъдете пренасочен към списъка с продукти.
Клиент
Клиентът е получателят на електронната фактура. Няма да можете да издадете е-фактура без да сте въвели поне един клиент, защото фактурата трябва да показва данните на получателя.
За добавянето на клиент трябва да разгънете "Контрагенти" в страничното меню и да кликнете на "Клиенти". След това трябва да натиснете бутона "Нов клиент".
Във формата за добавяне на клиент трябва да въведене нужните данни. Полетата, които трябва да се попълнят, варират спрямо това дали клиентът е физическо или юридическо лице. Затова е добра практика първо да изберете това от радио бутона в най-горната част на формата.
След като попълните данните натиснете бутона "Запиши", ако няма грешки значи успешно сте въвели нов клиент. В този случай приложението ще ви пренасочи към списъка с клиенти, който би трябвало да съдържа новия запис.
Платежен метод
Платежният метод е начинът, по който искате фактурата да бъде платена. Той също трябва да присъства на е-фактурата.
За добавянето на платежен метод трябва да разгънете "Разплащания" в страничното меню и да кликнете на "Платежни методи". След това трябва да натиснете бутона "Нов платежен метод".
Във формата за добавяне на нов платежен метод трябва да въведене нужните данни. След като я попълните натиснете бутона "Запиши", ако няма валидационни или други грешки значи, успешно сте създали нов платежен метод. В този случай приложението ще ви пренасочи към списъка с платежни методи, който би трябвало да съдържа новия запис.
Валута
Валутата обозначава в каква валута издавате вашата електронна фактура.
За да добавите нова валута разгънете "Разплащания" и кликнете върху "Валути". След това натиснете бутона "Нова валута". Това ще ви отведе до формата за създаване на валута.
След като попълните формата, натиснете бутона "Запиши". Ако не видите съобщение за грешки, значи всичко е минало успешно. Приложението ще ви пренасочи към списъка с всички валути, в който би трябвало да виждате току що въведената валута.
ДДС ставка
ДДС ставката е необходима единствено ако използвате ставка различна от тази по подразбиране: 20% Данък Добавена Стойност за цялата фактура.
За да добавите нова ДДС ставка разгънете "Разплащания" и кликнете върху "ДДС ставки". След това натиснете бутона "Нова ДДС ставка". Това ще ви отведе до формата за създаване на ДДС ставка.
След като попълните формата, натиснете бутона "Запиши". Ако не видите съобщение за грешки, значи всичко е минало успешно. Приложението ще ви пренасочи към списъка с всички ДДС ставки, в който би трябвало да виждате току що въведената ставка.
Издаване на е-фактура
След като въведете цялата необходима информация можете да преминете към издаването на електронната фактура. Разтворете "Документи" от страничното меню и кликнете на "Фактури". Ако сте изпълнили правилно стъпките по-горе, тук не би трябвало да виждате известия за липсваща информация. Изключение е известието за ДДС ставки в случай, че ще ползвате ставката по подразбиране, но това няма да е проблем. От тук натиснете "Нова фактура".
Тук трябва да попълните данните за самата фактура. Полето номер ще се попълни само с поредния номер на фактура. Ако искате да започнете от номер различен от 1 го въведете.
Полето "ДДС за фактурата" определя ДДС ставката и режима на въвеждане и показване на ДДС за фактурата. Ако изберете "Стандартно за цялата фактура" няма да има нужда да попълвате ДДС, а фактурата ще покаже стандартната ставка. Ако изберете "Индивидуално за цялата фактура" ще се появи комбинирано меню за избор на ДДС, което след това ще се приложи за цялата фактура. Ако изберете "Индивидуално за всеки ред" ще се появи комбинирано меню за избор на всеки ред от онлайн фактурата. След това данъкът ще се визуализира отделно за всеки ред.
След като попълните останалите полета от основните данни за фактурата можете да преминете към попълването на информацията за редовете на фактурата.
За да добавите нов ред използвайте един от двата бутона "Нов ред". Фактурата не може да остане без поне един ред с валидно попълнена информация. За премахване на ред трябва да натиснете бутона "Х" в десния му край.
За всеки ред най-важно е да попълните полето "Продукт/услуга" и "Количество". Останалите полета ще се попълнят сами със стойностите по подразбиране и със съответните изчисления за цени и ДДС. Ако искате да използвате различна стойност за някое от другите полета, можете да го направите като я въведете в съответното поле. След всеки нов избор показаните стойности се преизчисляват.
Щом приключите с въвеждането на данните за фактурата можете да ги запишете с бутона "Запиши". Ако всичко е успешно ще бъдете пренасочени към списъка с фактури. Тук би трябвало да виждате току що направената от вас фактура.
Създадох първата си електронна фактура, сега какво следва?
Всички действия с вашите фактури се изпълняват от списъка с фактури. Можете да стигнете до него като разтворите "Документи" от страничното меню и кликнете на "Фактури".
Създаване на PDF от е-фактура
В списъка с фактури намерете тази, за която искате да направите PDF, и от бутоните с действия кликнете на първия бутон с иконка на принтер. Това ще отвори прегледа за печат на вашия браузър в нов таб. От там в меню "Принтер" (на англ. "Destination") изберете "Запис като PDF" (на англ. "Save as PDF"). Кликнете на бутона "Запиши" (на англ. "Save"). В този момент вашата PDF фактура ще бъде генерирана и браузърът ви ще ви попита къде да я запише.
Ако искате да изпратите е-фактурата по имейл е необходимо просто да я прикачите като файл към имейла.
Принтиране на е-фактура
В списъка с фактури намерете тази, която искате да принтирате, и от бутоните с действия кликнете на първия бутон с иконка на принтер. Това ще отвори прегледа за печат на вашия браузър в нов таб. От там в меню "Принтер" (на англ. "Destination") изберете устройството, с което искате да принтирате. Преди да можете да принтирате фактурата е необходимо да сте свързали принтер към устройството, с което използвате Тефери. След това натиснете "Принтиране" (на англ. Print).
Редактиране на е-фактура
В списъка с фактури намерете тази, която искате да редактирате, и от бутоните с действия кликнете на третия бутон с иконка на лист и молив. Това ще отвори страницата за редакция на фактура. Нанесете желаните промени и кликнете на бутон "Запиши".
Надяваме се, че това ръководство ви беше полезно и успяхте да се запознаете с основните стъпки за създаване на електронни фактури. Не забравяйте, че правилното и навременно издаване на фактури е от съществено значение за поддържането на добри отношения с клиентите ви и за осигуряване на финансовата стабилност на вашия бизнес.
Ако имате въпроси или нужда от допълнителна помощ, не се колебайте да се свържете с нас.