Как да създаваме и управляваме фактурите си?
Страница Фактури ни предоставя лесен начин да:
- преглеждаме всички налични фактури
- създаваме нови ако сме покрили всички предварителни изисквания
- редактираме вече съществуващи фактури ако искаме да направим корекция или да променим статуса на плащането например
- изтриваме фактури, от които вече не се нуждаем или сме създали по грешка
- принтираме фактура чрез физически принтер или като PDF документ (е-фактура), който да запишем на компютъра си
Списък с фактури
Списъкът с фактури е страницата, която виждаме първоначално, когато кликнем на Фактури от страничното меню. Този екран от приложението ни предлага странициран списък с фактури. Тук всеки ред от списъка представлява отделна фактура, с която можем да извършваме различни действия.
Известия
Над списъка с фактури, приложението може да покаже свързани известия. Те ще ви информират за различни потенциални проблеми с издаването на фактури.
Известие за липсваща информация
Това известие показва, че част от нужната информация за издаване на фактури не е въведена. В самото известие има линкове към съответните страници от приложението, в които можете да въведете тази информация.
По-долу можете да видите списък с всички задължителни записи, които са нужни за издаване на фактури.
- Всички Фирмени данни за фирмата ви
- Мерна единица
- Продукт или услуга
- Платежен метод
- Валута
- Клиент
- ДДС Ставка - това е необходимо само ако ползвате ставка различна от тази по подразбиране - 20% Данък Добавена Стойност за цялата фактура
Известие за достигане на лимит
Известието за достигане на лимит показва, че наближавате лимита за брой фактури на месец. Този лимит се определя от избрания абонамент за приложението. Ако често го достигате, но имате нужда да издавате повече фактури за месец, можете да преминете към план с по-голяма квота.
Настройка за брой фактури на страница
Можете да промените по колко фактури се показват на страница от падащото меню над левия край на списъка. Тази настройка се записва на всяко устройство, през което влизате в приложението. Така всеки път, когато се върнете на този екран, бройката фактури ще е зададената от вас.
Търсене на фактура
Можете и да търсите в списъка с фактури чрез полето за търсене. То се намира над десния край на списъка и търси в повечето полета на фактурата.
Сортиране на фактурите
Списъкът с фактури може да бъде сортиран по всяка от колоните с изключение на последната, която съдържа бутоните с различни действия за всяка фактура. Сортирането става като кликнете на клетката с името на съответната колона. Ако продължите да кликате ще сменяте между 3 режима на сортиране - нарастващ, намаляващ и без сортиране.
Действия с фактурите в списъка
Всеки ред от списъка е фактура, с която може да се извършват различни действия. Всеки от бутоните в края на реда отговарят на действие, което можем да извършим със съответната фактура. Възможните действия са:
- издаване на е-фактура (PDF документ) или принтиране с физически принтер
- копиране на фактура
- редакция на фактура
- изтриване на фактура
Издаване на е-фактура
Първият и може би най-важен бутон е този за издаване на електронна фактура. Той е с иконка на принтер. След като сме създали фактура, попълнили сме всички нужни данни и сме направили всякакви нужни редакции, можем да я "отпечатаме".
При кликване на този бутон в нов таб ще се отвори страницата "Преглед за печат" (Print preview) на вашия браузър. Тук можете да видите как ще изглежда фактурата ви, както и да промените различните настройки, които браузърът предлага.
Ако искате да създадете онлайн или електронна фактура в полето "Принтер" (англ. Destination) изберете Записване като PDF. Ако искате да отпечатате фактурата, свържете устройството си с принтер и в същото поле изберете принтера, с който искате да отпечатате фактурата.
Копиране на фактура
Копирането на фактура е функция, която ви позволява да създадете нова фактура като използвате вече съществуваща като шаблон. При натискане на този бутон ще бъдете отведени до страницата за създаване на нова фактура, но всички данни ще бъдат предварително попълнени със стойностите от фактурата, която сте копирали.
Единственото поле с нова стойност е това за номер на фактурата. Там ще бъде попълнен следващия пореден номер на фактура за вашия акаунт.
Идеята на тази функционалност е елеминирането на повторяемите действия при създаване на фактури със сходна информация. Така постигате известна степен на автоматизация.
Редакция на фактура
Третият бутон е този за редакция на фактура. Когато кликнете върху него, ще бъдете пренасочени към формата за редактиране. В тази форма трябва да попълните нужните данни за една фактура, да изберете продуктите, които са обект на фактурата и да кликнете върху бутона "Запипши". Съответно ако искате да се откажете и да се върнете отново към списъка с фактури трябва да натиснете бутона "Отказ".
Номер на фактура
Полето Номер на фактура се попълва автоматично с поредния номер за вашата фирма. Случаите, в които би имало нужда да променяте стойността са редки - напр. ако искате дадена фактура да има точно определен номер.
ДДС на фактура
За полето ДДС на фактурата трябва да изберете стойност като натиснете един от взаимо изключващите се бутони. При натискане на някой бутон конфигурацията от полетата на фактурата ще се промени според условията за съответния бутон. Ако изберете стойност "Индивидуално за цялата фактура" ще се появи поле за избор на ДДС ставка, която ще важи за цялата фактура. Ако изберете "Индивидуално за всеки ред" ще се появи по едно поле на всеки ред с продукт/услуга от фактурата.
Датите във фактурата
Различните дати на фактурата (дата на фактурата, дата на данъчното събитие, срок за плащане) се избират посредством календарно поле. То се активира като кликнете върху изписаната дата. Различна година можете да изберете, като кликнете на посочената година и напишете друга. Можете също така и да използвате бутоните на горе и на долу, които се появяват до нея, когато я посочите с мишката. Полето за месец в календара е падащо меню, чрез което може да се избира друга стойност, а дата се избира като просто кликнете на желаното число.
Клиент, валута, платежен метод, продукт/услуга, мерна единица
Комбинираните полета (клиент, валута, платежен метод, продукт/услуга, мерна единица) представляват падащи менюта, които показват част от стойностите, налични в системата. В тях можете да търсите като кликнете върху падащото меню, след това в полето "Търси..." и започнете да пишете. Търсенето е за записи, които съдържат съответния въведен текст без значение от позицията. След като започнете да пишете полето ще се обнови почти мигновенно. За да изберете желания запис кликнете върху него.
Редове на фактурата
Всеки ред от фактурата е отделна стока/услуга, която се доставили. Трябва да въведете мерна единица, бройката, която сте доставили, както и единична цена без ДДС. Данък добавена стойност се изчислява автоматично според въведените от вас ставки.
Всяка фактура трябва да има поне един ред. За добавяне на нов ред, натиснете бутона "Нов ред". Ако искате да премахнете ред, натиснете бутона "Х" в десния му край.
Изтриване на фактура
Последният бутон е бутонът за изтриване. При натискане ще се появи модален прозорец, който ще ви попита за потвърждение на действието (изтриване на фактура). Ако натиснете "Отказ" модалът ще се затвори и фактурата няма да бъде изтрита. Ако натиснете "Изтриване" фактурата ще бъде изтрите и модалът ще се затвори.
Добавяне на нова фактура
Добавянето на нова фактура става от бутонът "Нова фактура" над полето за търсете от списъка с фактури. При кликване на бутона ще бъдете отведени до форма подобна на тази за редакция. Във формата ще бъде попълнен единствено поредният номер на фактурата. Всички останали полета ще са празни или със стойността им по подразбиране.